支援設計例 01｜現場記録
- 撮影・入力
- 命名・タグ
- 検索
- 条件に応じた通知
- 帳票・共有
現場写真は、撮っただけでは業務資産になりません。案件、場所、工程、日付、注意点等と結びつき、必要な人が検索でき、条件に応じて確認し、報告へ使える状態になって初めて、現場の記録として機能します。
設計時に確認すること
- 入力負担を増やさない入口
- ファイル名・タグ・項目のルール
- 誰が検索し、誰が確認するか
- 通知の条件と誤通知を避ける方法
- 帳票・報告・引継ぎへのつなぎ方
DIGITAL SOLUTIONS
デジタル化推進ソリューション事業
散らばる情報を、使える流れへ。
デジタル化は、道具を増やすことではなく、情報が次の仕事へ渡る状態をつくること。
紙、写真、Excel、メール、口頭連絡。情報が存在していても、探せない、共有できない、確認できない、次の処理へ渡せない状態では、業務には生きません。株式会社経営企画は、誰が入力し、どこで整理し、誰が確認し、何を記録として残すのかを先に整理し、必要な技術と実装範囲を見極めます。
特定のツール導入、システム開発、すべての自動化を標準で含むサービスではありません。必要な場合は、役割、範囲、責任、費用を案件ごとに整理します。
- 入力
- 整理
- 共有
- 確認
- 記録
WHY
画面を増やす前に、情報の止まりどころを見る。
新しいツールを入れたのに、転記が残る。写真を撮ったのに、必要な時に見つからない。Excelはあるのに、部署ごとに内容が違う。申請や発注の記録はあるのに、承認や検収とつながっていない。
問題は、デジタル化が足りないことではなく、情報が次の仕事へ渡る設計になっていないことかもしれません。だから、製品名や機能から始めず、いまの流れと止まりどころから見直します。
よくある状態
- 同じ情報を複数の帳票やシステムへ入力している
- 現場写真や資料の名前・保存場所が人によって違う
- 承認、発注、納品、検収、支払の記録が分かれている
- 担当者しか検索方法や判断基準を知らない
- ツールは増えたが、以前のExcelや紙も残っている
- 例外対応が多く、運用ルールが更新されていない
ASSET
情報を業務資産に変える、5つの段階。
入口
誰が、どの場面で、何を入力・撮影・記録するのかを決める。
整理
ファイル名、項目、タグ、案件、担当、日付等をそろえ、探せる状態にする。
共有
必要な人へ、必要な範囲で、同じ情報が届くようにする。
確認
誰が確認し、どこで承認し、何を差し戻すのかを決める。
記録・帳票
次の処理、報告、証憑、引継ぎに使える形で残す。
デジタル化の価値は、入力した瞬間ではなく、その情報が次の判断や業務に使われた時に生まれます。
DESIGN EXAMPLES現場記録が、撮影・入力から命名・タグ、検索、条件に応じた通知を経て、帳票・共有へつながる流れを示した図 調達・支払が、見積依頼から比較・承認、発注、納品、検収、支払を経て、記録へつながる流れを示した図
二つの実務フローで、情報のつながり方を見る。
以下は支援設計例です。特定企業の導入実績・成果事例として表示しません。
支援設計例 02｜調達・支払
- 見積依頼（RFQ）
- 比較・承認
- 発注
- 納品
- 検収
- 支払
- 記録
見積依頼、発注、納品、検収、支払が別々に管理されていると、価格、承認、完了条件の説明が難しくなります。誰が依頼し、誰が承認し、何をもって納品・検収とするのかを一つの流れで整理します。
設計時に確認すること
- 見積比較と承認の方法
- 発注時点と契約条件
- 納品物・完了条件
- 検収者と検収記録
- 請求・支払・会計記録との対応
上記は業務設計の考え方です。自動化、連携、開発、会計処理等の実装範囲は、個別に確認して定めます。
SUPPORT
支援するのは、ツール選びより前と、その後です。
現状業務の可視化
入力、確認、承認、共有、記録、例外対応を、担当者と順序まで含めて整理します。
情報設計
何を一件の情報として持ち、どの項目、タグ、関連資料が必要かを整理します。
役割・承認設計
誰が入力し、誰が確認し、誰が最終判断するかを明確にします。
要件・技術方針の整理
既存ツールで足りるか、設定変更か、連携か、個別実装が必要かを切り分けます。
小規模な確認
対象業務、利用者、期間、確認項目を絞り、運用上の詰まりを確認します。
運用・定着
使って分かった問題を反映し、ルール、担当、入力項目、確認方法を更新します。
EXECUTION LINE
この事業が主に担う範囲
- 01
戦略
何を変えるのか。なぜ、いま取り組むのかを決める。
- 02
業務（この事業が主に担う段階）
誰が、何を、どの順番で行い、どこで止まっているかを見る。
- 03
人材
誰が学び、誰が運用し、誰が最後に判断するかを整理する。
- 04
技術（この事業が主に担う段階）
いまの仕事に必要な道具と、実装範囲を見極める。
- 05
資金
必要な投資と、活用できる制度や資金の進め方を整理する。
- 06
証憑（この事業が主に担う段階）
契約、承認、発注、納品、検収、支払、報告をつなぐ。
- 07
定着（この事業が主に担う段階）
使って分かった詰まりを直し、会社に残る運用へ育てる。
表示しているのは、事業が主に関わる領域です。実際の支援範囲は、現在の課題、役割、実装体制を確認したうえで個別に定めます。
SCOPE
できることと、別に定めること。
この事業で整理すること
- 業務フロー
- 情報項目・ファイル・タグ
- 担当・承認・確認
- 要件と技術方針
- 小規模な確認計画
- 運用ルール
- 定着後の見直し方
自動的には含まれないこと
- 個別システムの受託開発
- 本番環境への接続・移行
- 特定SaaSの設定・運用代行
- RPA、ノーコード等による全業務の自動化
- 会計・法務・情報セキュリティ等の資格判断
- 削減時間、定着率、売上等の成果保証
個別実装が必要な場合は、目的、実装主体、範囲、責任、検収、費用を別に明示します。
FIRST STEPS
相談後に、まず整理するもの。
最初から完成した仕様書を用意する必要はありません。いま何を繰り返し入力し、どこで探し直し、誰に確認が集中しているか。その状態から整理できます。
- 現状業務フロー
- 情報の入口と保存場所
- 担当・承認・例外対応
- 目指す業務フロー
- 必要項目・資料・権限
- 技術方針の選択肢
- 小規模に確認する対象
- 運用開始後の見直し方法
FAQ
よくあるご質問
どのツールを入れるべきか相談できますか。
はい。ただし、最初から製品を決めるのではなく、現在の業務、情報、担当、承認を確認したうえで、既存ツールで足りるか、設定・連携・個別実装が必要かを整理します。
システム開発も株式会社経営企画が行いますか。
株式会社経営企画の主な役割は、課題整理、業務・情報・役割の設計、要件整理、運用・定着支援です。個別開発が必要な場合は、実装主体、範囲、責任、費用を案件ごとに明示します。
紙やExcelが多い段階でも相談できますか。
はい。紙やExcelを一律に否定するのではなく、残すもの、つなぐもの、置き換えるものを業務に合わせて整理します。
AIや自動化で、どこまで省力化できますか。
対象業務、入力品質、例外、確認方法によって異なります。最初に成果を断定せず、小さく確認し、任せられる範囲と人が判断する範囲を分けます。
情報管理やセキュリティも相談できますか。
情報区分、アクセス権、入力してよい情報、承認・記録の論点は整理できます。専門的な法務・セキュリティ判断が必要な場合は、適法な専門家やサービス提供者による確認を前提とします。
何を入れるかより、どこで情報が止まっているかから。
同じ情報を何度も入力している。必要な写真や資料が見つからない。承認や検収の記録がつながらない。その状態を伺い、最初に整えるべき業務と情報の流れを整理します。